Von der Planung bis zur Durchführung: Organisation einer Tagung Teil 1

Natürlich ist die Organisation einer Tagung immer mit viel Arbeit verbunden und manchmal auch mit schlaflosen Nächten. Eine gute und langfristige Organisation hält aber den Aufwand in vertretbarem Umfang.
Organisation einer Tagung

Organisation einer Tagung: Welche Punkte müssen beachtet werden?

  • Charakter

Für die Grobplanung der Organisation ist es wichtig fest zu legen, welchen Charakter die Tagung haben soll. Um die Finanzierung angemessen abschätzen und beantragen zu können, sollten Sie als erstes den Rahmen definieren. Soll die Veranstaltung beispielsweise eher den Charakter einer Konferenz oder eines Symposiums mit Einzelvorträgen und kürzeren Diskussionen haben, oder soll es eine Arbeitstagung oder ein Workshop mit längeren Diskussionen sein?

  • Schwerpunkte

Soll die Tagung in thematische Schwerpunkte gegliedert sein und wenn ja, sollen diese aufeinander folgend oder in parallelen Sitzungen erörtert werden?

  • National oder International?

Soll die Veranstaltung auf den nationalen oder deutschsprachigen Raum beschränkt bleiben, oder ist ein internationaler Kongress geplant? Beziehungsweise welche Sprachen wollen Sie ggf. als Vortragssprachen zulassen?

  • Termin

Zu welchem Termin soll die Tagung stattfinden? Gehört sie zu einer Reihe, bei der ein fester Monat üblich ist (z.B. Herbsttagung)? Gibt es konkurrierende Veranstaltungen zu gleicher Zeit oder könnten Teilnehmer aus Übersee zwei aufeinander folgende Tagungen mit einer Reise besuchen? Welches Wetter kann man zum Zeitpunkt der Tagung in der Regel erwarten?

Damit haben Sie ein Raster, das es Ihnen ermöglicht, den Ort oder die Orte der Veranstaltung festzulegen. Sie können zum Beispiel ein Tagungs-Hotel in Leipzig mieten oder andere Räume für die Tagung mieten.
Organisation einer Tagung – Finanzierung

Organisation einer Tagung

  • Reise- und Aufenthaltskosten

Sie sind im Allgemeinen entweder in voller Höhe oder als knapper kalkulierter Pauschalbetrag oder als Honorar zu finanzieren. Bei größeren Tagungen sind zumeist nur die Haupt- oder Plenarvorträge, anders gesagt Keynote-Speaker, finanzierbar.

  • das Rahmenprogramm

Beispielsweise: Treffen am Abend, danach Konferenz-Dinner oder Besuch von Sehenswürdigkeiten.