Von der Planung bis zur Durchführung: Tagung organisieren Teil 3

Tagung organisieren ist ein langer Prozess. Die einzelnen Schritten der Planung für eine erfolgreiche Tagung und Konferenz sind oftmals sehr aufwändig. Hier fühlen sich viele überwältig von den großen Etappen, die es zu meistern gilt. Egal, ob eine Tagung in Leipzig, oder in an deren Teilen von Deutschland – die Umsetzung erfolgt in jeden Fall gleich. So gehören das Thema, der Ort, die Referenten, das Essen immer zur Planung. Wenn diese Elemente feststehen, kann ein Licht am Ene des Tunnels wahrgenommen werden. Während es bei Semniaren und kleinen Workshops leichter ist eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen, erfordert ein Event ab einer Größe von 40 Personen noch mehr Geschick und Aufmerksamkeit. Hier müssen mehrere Wünsche unter einen Hut gebracht werden – ganz zu schweigen von der Miete eines größeren Raumes, damit alle ohne Bedrängungsgefühl hineinpassen. Wie bewältig ein erfolgreicher Tagungsorganisator aber diese Aufgabe?

Tagung organisieren

Tagungen organisieren

Ein separater Raum für das Catering, da hier die Essensauswahl größer sein muss.
Mindestens 2 Toiletten pro Geschlecht, damit es gerade in Pausen nicht zu großen Schlangen und zu langen Wartezeiten kommt. Ausreichend Getränkeauswahl und Geschirr zum Nutzen – gerade wenn es heiß ist, verschwindet der Wasservorrat sehr schnell. Manche Menschen verwenden ihre Tassen und Gläser nur einmal und lassen diese anschließend stehen. Also haben Sie mindestens 1 Glas pro Person auf Vorrat.

Wenn es sich um eine internationale Veranstaltung handelt: Welche Sprachen sprechen die Teilnehmer? Werden Übersetzer benötigt, damit wichtige Gäste der Unterhaltung und dem Programm folgen können?

Mieten Sie auf jeden Fall einen Raum für Ihre Konferenz, der Ihren Gästen „genug Luft zum Atmen“ lässt. Nichts lässt die Menschen unwohler fühlen, als bedrängt mit fremden Personen zu müssen. Je nach Anordnung der Sitzgelegenheiten (parlamentarische Bestuhlung, Bankettanordnung etc.) muss die Raumgröße beachtet werden. Noch besser ist natürlich, wenn Sie in Ihrer Sitzordnung frei sind, um diese an den Konferenzraum anzupassen.

Gerade wenn Sie einen größeren Saal oder Tagungsraum nutzen, müssen Sie die richtige Technik einsetzen, um die Inhalte richtig vermitteln zu können. Mikrofon, ein großer Bildschirm oder Leinwand und Beamer sind dann unverzichtbar. Denn wenn Gäste nicht den Inhalten folgen können, werden Sie schnell frustriert bzw. unruhig. Diese Atmosphäre sorgt auch für entsprechende Unruhen. Damit haben Sie ein Raster, das es Ihnen ermöglicht, den Ort oder die Orte der Veranstaltung festzulegen. Sie können zum Beispiel ein Tagungs-Hotel in Leipzig mieten oder andere Räume für die Tagung mieten.