Tipps für ein erfolgreiches Meeting

Einschläfernde Meetings – es weiß wohl jeder wie es ist, in einer Besprechung zu sitzen, die weder relevant, noch in irgendeiner Weise vorantreibend ist. Schlecht geplante Versammlungen ziehen sich oft hin, wie ein Kaugummi. Mit den folgenden Tipps gelingt Ihr nächstes Meeting dementsprechend

Meeting

8 Tipps

  • Beginnen Sie pünktlich

Warten Sie nicht, bis alle Teilnehmer vollzählig sind, sondern beginnen Sie zur abgesprochenen Zeit. Die Anwesenden werden es Ihnen danken und Trödler werden beim nächsten Mal pünktlich erscheinen

  • Bereiten Sie sich rechtzeitig vor

Eine vorbereitete Agenda zeugt von Organisation und zeigt Ihren Teilnehmern, dass Sie sich Gedanken über den Ablauf des Meetings gemacht haben. Wenn Sie sich Dikussionspunkte notieren, können diese im nächsten Meeting eingeplant werden.

  • Nutzen Sie Konferenzen richtig

Bevor Sie zu einem Meeting aufrufen, bedenken Sie, ob es wirklich notwendig ist. Wenn Sie Fakten verbreiten wollen, nutzen Sie elektronische Kommunikation. Meetings sollten nur genutzt werden, um Fragen zu klären und anregende Diskussionen zu führen.

  • Fördern Sie Diskussionen

Wenn im Meeting keine Diskussionen entstehen, ist der oben erwähnte Punkt sehr wahrscheinlich nicht gelungen. Besprechungen dienen im Idealfall als Ideenwettstreit, dessen beste Idee sich letzten Endes durchsetzt.

  • Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen sichtbar

Vor allem für neue Gruppenteilnehmer ist es schwer, Entscheidungen nachzuvollziehen, deren Vorteile bereits in vorigen Sitzungen diskutiert wurden. Ein Protokoll, welches jeder Teilnehmer erhält, macht das Ganze einfacher.

  • Vermeiden Sie trockene Präsentationen

Niemand schaut gerne länger als fünf Minuten ein PowerPoint an. Die meisten Meetings sind zum Brainstorming da. Wenn Sie vorab Informationen haben, lassen Sie diese den Teilnehmern bereits vorab per Mail zukommen und beschrenken Sie sich auf das nötigste.

  • Halten Sie sich an Zeiten

Ein erfolgreiches Meeting – Zeiten einhalten und genügend Pausen einplanen. Niemand sitzt gerne in einer Besprechung, die länger als vereinbart dauert. Wichtig ist, dass Sie die Besprechung beenden, wenn alles gesagt ist und nicht zwingend versuchen, die Zeit zu füllen.

  • Holen Sie sich Feedback

Aus Fehlern lernt sich am besten lernen. Geben Sie allen Teilnehmenden am Ende einen Raum für Verbesserungsvorschläge. Diese werden Ihnen helfen zu wissen, was Sie ändern sollten und was den Beteiltigen gut gefallen hat.