Von der Planung bis zur Durchführung: Teil 2

Sind die ersten Fragen für eine Konferenz geklärt, dauert es nicht lange bis neue aufkommen. Denn auch wenn Zeit, Ort und Thema feststehen, sind die nächsten Schritte bis zur Konferenz nicht weniger umfangreich. Im Gegenteil: Jetzt müssen die Details besprochen und umgesetzt werden. Von Essen, über technische Ausstattung der Konferenz bis hin zur räumlichen Gestaltung gilt es für Tagungs- und Konferenzorganisatoren einen großen Arbeitsberg zu bewältigen. Aber scheuen Sie sich dennoch nicht davor, Ihre Konferenzteilnehmer in Leipzig oder anderen Städten werden es Ihnen danken.

Konferenzorganisatoren

Nach der Grobplanung – wie geht es weiter?

Sie wissen jetzt, dass die Teilnehmer einen bestimmten Rahmen erwarten können. Egal, ob Sie sich für festlich oder legere entschieden haben, jetzt muss das Konzept wie ein roter Faden durch die Konferenzgestaltung durchgezogen werden.

Je nach dem, ob Sie sich für einen Konferenzleiter oder Moderator entschieden haben, oder sogar für mehrere Referenten – diese Menschen müssen ausgewählt werden und die Themen und Inhalte abgestimmt werden. Scheuen Sie sich nicht davor, Ihre eigenen Vorstellungen zur den Vortragsinhalten einzubinden. Schließlich sind Sie für den Erfolg der Konferenz verantwortlich.

Auch das Catering ist ein wichtiges Element bei der Organisation einer Konferenz. Gerade wenn es sich um ein Tagesevent in Leipzig handelt, sollten Sie einen Mittagssnack einplanen. Ansonsten hängen die Konferenzteilnehmer schnell durch und nehmen von den wichtigen Inhalten nichts mehr mit.

Damit haben Sie ein Raster, das es Ihnen ermöglicht, den Ort oder die Orte der Veranstaltung festzulegen. Sie können zum Beispiel ein Tagungs-Hotel in Leipzig mieten oder andere Räume für die Tagung mieten.
Finanzierung der Tagung: Was genau müssen Sie dabei einplanen?

Eigenmittel

Hierzu gehört z.B. Ihr persönlicher Aufwand in der Vorbereitung oder der von weiterem Personal, oft auch die Ankündigung der Tagung, aber auch die Infrastruktur wie Räume und Technik, die Ihre Hochschule bereitstellt.

  • harte Tagungskosten

Hierzu gehören die Reise- und Aufenthaltskosten und die Organisationskosten, sofern sie nicht aus Eigenmitteln (auch der Gäste) bestritten werden. Ein beträchtlicher Teil der Organisationskosten sind Personalmittel, mit denen oft und überwiegend studentische oder wissenschaftliche Hilfskräfte bezahlt werden müssen. Auch die Anmietung von eingesetzten Medien, Kopierkosten und das Kongresstelefon gehört dazu.

  • Rahmenprogramm

Hierzu rechnet in der Regel alles, was eine harte Arbeitstagung angenehmer und in der Regel auch kommunikativer macht. Der Pausenkaffee mit Gebäck, der mittägliche Lunch, der gesellige Abendempfang, der (kleine) Ausflug zu wissenschaftlich, kulturell und/oder historisch interessanten Orten in der Umgebung des Tagungsortes.