Von der Planung bis zur Durchführung Teil 4

Sie haben die letzten Wochen mit der Vorbereitung und Planung für die Konferenz verbracht. In Ihrem Berufsalltag dreht sich alles um die geplante Veranstaltung in Leipzig? Dann wird es Zeit, dass die Konferenz stattfindet und Sie Ihre geplanten Schritte entsprechend umsetzen können.

Kennen Sie das Tool Methoden- Kartothek? Damit können Sie spielerisch leicht die richtigen Inhalte für Seminar oder Konferenz zusammenstellen.
Planung

Planung – Rahmenprogramme

Ob im Hotel in Leipzig oder in einem Seminarhaus – zu Veranstaltungen gehören Rahmenprogramme und Incentives. Die können, je nach Art der Tagung, sehr unterschiedlich ausfallen. Erstreckt sich die Konferenz über mehrere Tage, dann ist ein Unterhaltungsprogramm am Abend genau das Richtige für einen gemütlichen Ausklang. Schließen Sie dafür Verträge mit lokalen Künstlern ab. Diese haben keine weite Anreise, was wiederum das Konferenzbudget schont. Besonders beliebt sind Zaubershows. Auch die kostenlose Nutzung des hoteleigenen Spa- und Wellness-Bereiches findet regen Zuspruch.

Bieten Sie für die Teilnehmer auch Ausflüge in die nähere Umgebung an. Eine Wanderung beispielsweise, einen Stadtbummel oder den Besuch eines Kabaretts am Abend. Ein solcher Ausflug lockert die Konferenzatmosphäre auf und sorgt darüber hinaus für Kontakte zwischen den Teilnehmern. Sie zaubern gute Stimmung und fördern gleichzeitig das Networking.

Die Nachbereitung von Tagungen

Damit die nächste Tagungsorganisation im Handumdrehen gelingt, muss eine detailreiche Nachbereitung durchgeführt werden. Anders gesagt: Nach der Tagung ist vor der Tagung! Es sollten zunächst die Fragen beantwortet werden, ob das Budget ausgereicht hat und welche Kostenstellen abzudecken waren. Gab es Probleme bei der Budgetaufteilung, so müssen dieses beim nächsten Mal höher angesetzt werden. An die Redner sollten Sie ein Dankesschreiben rausschicken und sich die Kontakte vermerken. Bei der nächsten Tagungsorganisation können Sie wieder den Call for Papers-Aufruf erhalten. Auch die Adressdaten von Location, Catering und weiteren Event Dienstleistern müssen Sie speichern. Sofern Sie zufrieden mit ihnen waren, können Sie sie erneut buchen. Schlussendlich sollten Sie auch ein Feedback von den Tagungsgästen einholen. Daraus lassen sich auch wertvolle Informationen ziehen. Nachdem Sie sich um diese Auskünfte gekümmert haben, müssen Sie eine Abschlussbesprechung mit dem Planungsteam einhalten.