Tagungsräume: 5 wichtige Tipps bei „Notfällen“

Tagungsräume sind nie vollig gesichert und das Motto: „Erwarte das Unerwartete!“ trifft auch auf das Geschäft mit Tagungsräumen zu. Denn auch wenn sie nicht erwünscht sind, gibt es immer wieder Notfälle bei Seminaren, Tagungen und Konferenzen. Natürlich sind solche Zwischenfälle ärgerlich. Aber wenn Seminarveranstalter von Anfang an auf den schlimmsten Fall vorbereitet sind, erscheinen solche Ereignisse gleich viel weniger ärgerlich. Damit auch Sie in Ihrer Location zukünftig mit solchen kleinen Hürden besser umgehen können, haben wir fünf Notfallsituationen für Sie zusammengestellt in Kombination mit Lösungsvorschlägen für eine solche Sitation. Damit steht einer erfolgreichen Tagung in Ihren Räumen nichts mehr im Weg.

  • Notfall 1: Teilnehmer erscheinen zu spät

Natürlich möchten Organisatoren nicht, dass ihre Gäste die wichtigen Inhalte verpassen. Allerdings ist es unfähr gegenüber den bereits Anwesenden, wenn Sie zu lange auf weitere Teilnehmer warten. Mehr als 15 Minuten sind hier nicht sinnvoll, nach diesem Zeitraum sollten Sie einfach Ihr Seminar beginnen. Denn warten Sie zu lange, setzen Sie auch falsche Signale bei den Nachzüglern. Sie denken, dass sie immer zu spät zu Ihrem Seminar erscheinen können.

  • Notfall 2: Schlüsselpersonen können nicht pünktlich teilnehmen

Redner oder Moderatoren sind ein essentieller Part einer Tagung. Dementsprechend ärgerlich ist es, wenn diese Personen auf Grund bestimmter Umstände nicht wie vereinbart erscheinen können. Hier ist es wichtig, dass Sie bereits im Voraus eine Handynummer von der betreffenden Person besitzen, um den genauen Zeitrahmen der Verspätung zu klären. Informieren Sie Ihre Konferenzteilnehmer über das Problem und machen Sie eine Zeitangabe zur benötigten Wartezeit. Auch hier sollten mehr als 15 Minuten vermieden werden. Falls der Ausfall außerhalb dieses Bereichs liegt, müssen Sie eine vorübergehende Vertretung zur Verfügung stellen. Dabei ist es sinnvoll, sich bereits im Vorfeld einen Plan B überlegt zu haben.

  • Notfall 3: Behinderung durch Streik, Stau, Zug-/Flugausfälle

Auf der sicheren Seite sind Organisatoren von Seminaren, wenn sie wichtige Sprecher und Moderatoren bereits am Abend zuvor anreisen lassen. Denn so sind diese in direkter Veranstaltungsnähe, auch wenn es zu Streiks, Flug-, Zugausfällen kommt oder anderen höheren Mächten eintreten. Auch Sie sollten eine vorherige Übernachtung als Veranstalter einplanen, um noch einmal alle letzten offenen Punkt klären zu können. Ist eine verfrühte Anreise aus Kosten- und Zeitgründen nicht möglich, sollten Sie im Vorfeld beim Programm einen Plan B entwickeln. Hierbei wird vorher abgeklärt, wie gerade die Einführungselemente beim entsprechenden Seminar geschoben werden können, damit bei eventueller Verspätung ein Alternativplan vorliegt und es nicht zu übermäßigen Verspätungen kommt.

  • Notfall 4: Ausfall des Redners

Bei der Organisation Ihrer Tagung sollten Sie sich bereits Gedanken darüber machen, wer über Know-How und Repräsentationskraft verfügt, um mögliche Ausfälle auszugleichen. Bei externen Rednern vereinbaren Sie am besten im Vertrag einen entsprechenden Passus darüber, was bei einer unfreiwilligen Absage geschehen sollen. Besonders Buchungen über Referentenagenturen sind eime sinnvolle Lösung falls es das Budget zulässt, weil diese Vermittler für Ersatz sorgen müssen, falls vereinbart.

  • Notfall 5: Technik bereitet Probleme

Machen Sie so früh wie möglich einen Technikcheck in Ihren Tagungsräumen, damit Sie alles für den Einsatz beim Vortrag vorbereitet haben. Gerade wenn es sich bei der Konferenz um mehrere Referenzen handelt, sollte im Vorfeld ein kompletter Durchlauf der technischen Einstellungen vorgenommen werden. Denn Technikpannen erleben die Teilnehmer hautnah und es entsteht der Eindruck, dass keine sinnvolle Planung und Umsetzung des Seminars erfolgt ist. Sollte es Ihr Budget erlauben, sind Sie mit einem Veranstaltungstechniker garantiert auf der sicheren Seite, denn er weiß schnell und effektiv die Technikprobleme zu beheben. Ähnliches gilt natürlich auch für das leibliche Wohl – hier am Besten einen Notfallplan für das Catering bei einer Tagung bereitlegen. Gewappnet mit diesem ersten Notfallplan sind Sie darauf vorbereitet, dass Ihr Event zu einem vollen Erfolg wird. So können Sie keine bösen Überraschungen mehr abschrecken. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei Ihrer nächsten Veranstaltung in den Tagungsräumen Ihrer Wahl!